PHẦN 1 - 5S GIẢI PHÁP CẢI TIẾN CHẤT LƯỢNG VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC

5S LÀ GÌ ? TẠI SAO NÊN ÁP DỤNG 5S?

Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, tiện lợi và giúp cho tổ chức/doanh nghiệp tiết kiệm tối đa nguồn lực và đạt hiệu quả cao trong công việc của từng mắt xích cũng như trong quy trình vận hành tổng thể. Nâng cao tính chuyên nghiệp và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

1. Vậy 5S là gì? 

5S là chữ cái đầu của các từ tiếng Nhật “SEIRI”, “SEITON”, “SEISO”, SEIKETSU” và “SHITSUKE”, tạm dịch sang tiếng Việt là “SÀNG LỌC”, “SẮP XẾP”, “SẠCH SẼ”, “SĂN SÓC”, “SẴN SÀNG”. Từ ý nghĩa của các từ bắt đầu bằng 5 chữ S, các nguyên tắc chung của thực hành 5S được hiểu như sau:

– SEIRI (Sàng lọc - Sort): là sàng lọc những vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc và loại bỏ chúng.
– SEITON (Sắp xếp - systematize): Sắp xếp mọi thứ ngăn nắp, theo một trật tự nhất định, tiện lợi khi sử dụng
– SEISO (Sạch sẽ - sweep): là vệ sinh tại nơi làm việc sao cho không còn rác hay bụi bẩn tại nơi làm việc (kể cả trên nền nhà, máy móc và thiết bị)
– SEIKETSU (Săn sóc - Sanitize): là luôn săn sóc, giữ gìn nơi làm việc luôn sạch sẽ, thuận tiện và có năng suất bằng cách liên tục thực hiện Seiri, Seiton, Seiso.
– SHITSUKE (Sẵn sàng – Self-discipline): Tạo thành một nề nếp, thói quen tự giác làm việc tốt, duy trì môi trường làm việc thuận tiện

Minh hoạ cho các quá trình này:

2. Tại sao nên thực hiện 5S?

Thực hành 5S là một chương trình đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức/doanh nghiệp. Đây là một phương pháp hiệu quả để huy động con người, cải tiến môi trường làm việc và nâng cao năng suất.
Nguyên tắc của thực hành 5S hết sức đơn giản, không đòi hỏi phải dùng các thuật ngữ hay phương pháp phức tạp nào trong quá trình thực hiện. Thành công trong thực hành sẽ giúp các tổ chức/doanh nghiệp đạt được năng suất cao hơn thông qua:
– Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp, giải quyết các vấn đề phát sinh gây lãng phí nguồn lực (thời gian và chi phí...) và ảnh hưởng đến chất lượng công việc của từng cá nhân cũng như tập thể
– Mọi người trong cũng như ngoài tổ chức/doanh nghiệp dễ dàng nhận thấy rõ kết quả.
– Tăng cường phát huy sáng kiến.
– Nâng cao ý thức kỷ luật trong cơ quan.
– Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn.
– Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc và có thái độ tích cực hơn trong công việc cũng như các mối quan hệ trong tổ chức,
– Xây dựng hình ảnh tổ chức/doanh nghiệp, đem lại cơ hội trong quản lý, kinh doanh…

Tình huống có thể xảy ra khi áp dụng và không áp dụng 5S

3. Các yếu tố cơ bản để thực hiện thành công chương trình thực hành 5S:

– Cũng như đối với việc áp dụng công cụ nâng cao năng suất chất lượng nào, việc áp dụng thực hành 5S đòi hỏi sự cam kết và ủng hộ của Lãnh đạo cao nhất thông qua việc chỉ đạo thực hiện, tập trung nguồn lực, kinh phí và thời gian.
– Đào tạo và hướng dẫn mọi cán bộ nhân viên trong tổ chức/doanh nghiệp hiểu rõ mục tiêu, ý nghĩa cũng như phương pháp để thực hiện. Từ đó mỗi phòng ban/phân xưởng có thể chủ động đưa ra kế hoạch thực hiện tại đơn vị của mình.
– Sự tham gia của tất cả mọi người – Bí quyết thành công của chương trình thực hành 5S là tạo một môi trường khuyến khích mọi người tích cực tham gia, phát huy sáng kiến và duy trì mội trường làm việc sạch sẽ, thuận lợi và an toàn.
– Duy trì và cải tiến không ngừng, tạo nên một nguyên tắc hoạt động trong tổ chức/doanh nghiệp để đảm bảo tính hiệu quả trong quản lý và kinh doanh.

Sơ đồ tổ chức thực hiện 5S:

4. Tổ chức/doanh nghiệp nào có thể áp dụng thực hành 5S?

Thực hành 5S có thể áp dụng tại bất kỳ tổ chức/doanh nghiệp nào: Quản lý, sản xuất, dịch vụ, thương mại.

Việc thực hành 5S đã được áp dụng thành công tại rất nhiều doanh nghiệp tạo nên một môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh và an toàn, và nâng cao vị thế của doanh nghiệp bằng sự chuyên nghiệp và rất năng động. 

Còn chần chừ gì nữa, chúng ta hãy tiếp tục chương trình nâng cao Năng suất- Chất lượng bằng việc áp dụng thực hành 5S nhé!

(next part: Áp dụng 5S và các bước thực hiện)

Source: Internet