PHẦN 3 - KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI THỰC HIỆN 5S

KẾ HOẠCH THỰC HIỆN 5S

BƯỚC 1: CHUẨN BỊ

·         Cán bộ lãnh đạo thăm các Công ty điển hình thực hiện 5S .

·         Cán bộ lãnh đạo hiểu rõ nguyên lý và lợi ích của chương trình 5S.

·         Cán bộ lãnh đạo quyết tâm thực hiện 5S .

·         Tổ chức Ban chỉ đạo thực hiện 5S.

·         Chỉ định người có trách nhiệm chính về triển khai thực hiện 5S.

·         Đào tạo người có trách nhiệm chính và các thành viên hướng dẫn thực hiện .

BƯỚC 2: THÔNG BÁO CHÍNH THỨC TỪ BAN LÃNH ĐẠO

·         Tổng Giám Đốc trình bày mục tiêu của chương trình 5S cho toàn bộ CB lãnh đạo.·         Lãnh đạo thông báo chính thức về chương trình 5S .

·         Thành lập và in thành văn bản sơ đồ tổ chức 5S và vẽ sơ đồ chỉ ra vùng giới hạn trách nhiệm của các nhóm thực hiện.

·         Lập kế hoạch về sử dụng các phương tiện tuyên truyền bao gồm: bảng tin,biểu ngữ,áp phích,tờ rơi …

·         Lập chương trình đào tạo nội bộ và gởi cán bộ đi đào tạo về các kiến thức cơ bản của 5S.

BƯỚC 3: TỔNG VỆ SINH TOÀN CÔNG TY - TẤT CẢ CBCNV THAM GIA

·         Tổ chức ngày tổng vệ sinh .

·         Chia vùng và phân công nhóm phụ trách .

·         Cung cấp đủ dụng cụ ,trang thiết bị cần thiết.

·         Thực hiện ngàt tổng vệ sinh toàn Công ty.

·         Sàng lọc mọi thứ không cần thiết khỏ nơi làm việc .

·         Duy trì 2 cuộc tổng vệ sinh hàng năm .

BƯỚC 4: SÀNG LỌC SƠ BỘ BAN ĐẦU

·         Đặt ra các tiêu chuẩn hủy bỏ những thứ không cần thiết .

·         Sàng lọc sơ bộ để loại bỏ những thứ không cần thiết sau khi tổng vệ sinh .

·         Mọi người tập trung xác định và phân loại những thứ không cần thiết và loại bỏ.

·         Những thứ không cần thiết gây thiệt hại kinh tế cần được phân tích tìn nguyên nhân và đưa ra hành động phòng ngừa lãng phí.

·          Hoạt động sàng lọc trong toàn Công ty thường xuyên và định kỳ .

TẠI SAO NHỮNG THỨ KHÔNG CẦN THIẾT LẠI TÍCH LŨY?

·         Do thay đổi kế hoạch sản xuất kinh doanh.

·         Đặt hàng trước số lượng lớn nguyên vật liệu mà không căn cứ vào kế hoạch SX.

·         Không kiểm soát số lượng đầy đủ ,không xử lý sớm khi mới xảy ra.

·         Chỗ lưu kho không đúng, biện pháp lưu kho kém .

·         Hệ thống tiếp nhận,quản lý,cấp phát kém.

·         Đặt hàng chồng chéo .

·         Máy móc ,thiết bị cũ kỹ và lạc hậu không thanh lý.

·         Hư hỏng do xếp dỡ không đúng.

·         Lưu quá nhiều văn bản giấy tờ .

·         Sản xuất ra nhiều phế phẩm khách hàng không nhận nhưng không hạ giá ngay.

·         Những khỏan vô lý khác….

VIỆC SÀNG LỌC NHỮNG THỨ KHÔNG CẦN THIẾT THỰC HIỆN LÚC NÀO? AI LÀM?

LÀM Ở ĐÂU?

·         Vào ngày tổng vệ sinh,mọi người cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết.

·         Hai lần trong một năm tổ chức một ngày Seiri để tập trung loại bỏ mọi thứ không cần thiết.

·         Trong suốt những ngày thực hiện Sàng lọc –Sắp xếp- Sạch sẽ cố gắng loại bỏ những thứ không cần thiết và phòng ngừa lãng phí do tích lũy các thứ không cần đó .

BƯỚC 5: THỰC HIỆN 5S MỖI NGÀY 

·         Seiri-Sàng lọc :Loại bỏ mọi thứ không còn sử dụng được và không cần thiết .Tận dụng chỗ làm việc và nơi lưu trữ .

·         Seiton –Sắp xếp: Cải tiến địa điểm và phương pháp lưu trữ để giảm tối thiểu thời gian tìm kiếm và lấy ra sử dụng .

·         Seiso –Sạch sẽ: Lập thời khóa biểu vệ sinh hàng ngày để tạo ra một môi trường thoải mái ,an toàn ,đảm bảo sứ khỏe

·         Huy động mọi người phát huy sáng kiến cải tiến tại nơi làm việc.

7 NGUYÊN TẮC SEITON –SẮP XẾP

1.    Sự dụng phương pháp FIFO (Vào trước thì ra trước) để lưu kho .

2.    Quy định vị trí cho mọi thứ tại nơi làm việc.

3.    Mọi hạng mục và địa chỉ cần có nhãn hiệu một cách hệ thống .

4.    Sắp xếp mọi thứ để dễ nhìn nhằm giảm thời gian tìm kiếm .

5.    Đặt các thứ để mọi người dễ dàng tìm kiếm và lấy ra .

6.    Phân chia các dụng cụ đặc biệt và thông thường đễ bảo quản và sử dụng .

7.    Đặt các dụng cụ sử dụng thường xuyên ở gần người sử dụng.

MỘT SỐ KINH NGHIỆM THỰC HÀNH SEISO- SẠCH SẼ

·         Thực hiện 5 phút vệ sinh mỗi ngày.

·         Mỗi mát,thiết bị ,khu vực phân công một người chịu trách nhiệm.

·         Kết hợp công tác vệ sinh và kiểm tra.

·         Thực hiện liên tục vòng tròn: Quét-Rửa-Lau-Kiểm tra.

·         Tổ chức tổng vệ sinh hai lần/một năm.

DUY TRÌ VÀ NÂNG CAO SEIKETSU- SĂN SÓC

Khi thực hiện đúng các hoạt động Seiri-Seiton – Seiso nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp .

Điều này được gọi là Seiketsu-Săn sóc ,để duy trì và nâng cao 5S nên sử dụng các phương pháp hiệu quả sau :

·         Ban lãnh đạo đánh gí hoạt động 5S của tất cả các đơn vị.

·         Tạo ra sự thi đua giữa các đơn vị về 5S.

·         Tạo ra sự thi đua giữa các Công ty .

·         Khen thưởng,xử phạt kịp thời .

LUYỆN TẬP SHITSUKE SẴN SÀNG

Gặp gỡ mọi người với nụ cười thân thiện.

1.    Chịu khó lắng nghe và học tập lẫn nhau .

2.    Định hướng vào KAIZEN (liên tục cải tiến) và tập trung thực hiện .

3.    Chứng minh tinh thần đồng đội .

4.    Luyện tập phong cách luôn xem mình là thành viên của một tổ chức có danh tiếng.

5.    Cố gắng luôn đúng giờ,đúng kế hoạch đã định.

6.    Giữ nơi làm việc luôn sạch sẽ và ngăn nắp.

7.    Tuân thủ nghiêm ngặt quy định an toàn .

BƯỚC 6: ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ KẾT QUẢ THỰC HIỆN 5S

1.    Lập kế hoạch đánh giá và khích lệ hoạt động 5S.

2.    Chuyên gia đánh giá thường xuyên kiểm tra,đnh giá hoạt động 5S.

3.    Phát động phong trào thi đua do Công đoàn ,Đoàn thể chủ trì.

4.    Định kỳ tổng kết và trao thưởng cho các đơn vị,cá nhân thực hiện tốt.

5.    Tổ chức tham quan học hỏi 5S ở nơi kháC .

6.    Tổ chức thành phong trào thi đua giữa các Công ty với nhau để hoàn thiện.

PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ VÀ HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN 5S

12 ĐIỂM TRỌNG TÂM VỀ 5S MÀ CHUYÊN GIA ĐÁNH GIÁ CẦN KIỂM TRA

1.    Cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý có hỗ trợ chương trình 5S không?

2.    Mọi người có tự hào về chỗ làm việc của họ không?

3.    Chỗ làm việc có sạch sẽ và ngăn nắp không?

4.    Chỗ làm việc có an toàn cho mọi người làm việc hay không?

5.    Máy móc thiết bị có được vệ sinh và duy trì tốt công việc này không?

6.    Mọi thứ có được sắp xếp để dễ tìm kiếm không?

7.    Máy móc và các dụng cụ có đặt ngăn nắp,tiện lơi cho sử dụng không?

8.    Các bản kiểm kê có được lưu giữ để dễ truy tìm không?

9.    Các sản phẩm làm ra có đảm bảo sạch sẽ,vệ sinh không?

10. Mọi người có vệ sinh hàng ngày một cách tự giác không?

11. Mọi người có mặc đồng phục sạch sẽ và gọn gàng không?

12. Mọi người có ý thức làm tấm gương tốt cho Công ty không?

QUY ĐỊNH ĐỐI VỚI THÀNH VIÊN TRONG VIỆC THI ĐUA THU 5S GIỮA CÁC ĐƠN VỊ

1/ MỤC TIÊU :

Mục đích của việc thi đua là để nâng cao năng suất toàn diện của tổ chức thông qua việc quảng bá chương trình 5S với sự tham gia của tất cả các thành viên .

2/ TRÌNH ĐỘ NGƯỜI THAM GIA:

Tất cả các đơn vị đã thực hiện 5S và đạt được mức thực tế với sự tham gia của mọi thành viên trong Công ty bất kỳ làm việc ở vị trí nào ,trình độ nào .

3/ PHÂN BỔ THỜI GIAN:

Mỗi một cuộc thi đua sẽ được tổ chức kéo dài 6 tháng ,hai lần trong một năm để đảm bảo tính liên tục.

4/ NHÓM ĐÁNH GIÁ:

Ban chỉ đạo chương trình 5S chỉ định mhóm đánh giá ,nhóm này sẽ thăm từng đơn vị và đánh giá các hoạt động 5S vào từng thời gian trong kỳ đánh giá và cuối đợt thi đua.

5/ MẪU ĐÁNH GIÁ 5S:

Mỗi mẫu đánh giá 5S sẽ được chuyên gia đánh giá sử dụng theo chức năng của từng đơn vị tương ứng :

·         Mẫu đánh giá văn phòng làm việc.

·         Mẫu đánh giá kho tàng .

·         Mẫu đánh giá nhà máy,phân xưởng sản xuất.

6/ ĐÁNH GIÁ:

A.    Hai khía cạnh của việc đánh giá:

Đánh giá bằng cách cho điểm và được các chuyên gia đánh giá ghi chép theo hai khía cạnh của các hoạt động 5S đối với mỗi phòng,Ban ,đơn vị tham gia :

·         Điểm về mức độ thực hiện 5S đạt được.

·         Điểm về sự thực hiện tốt 5S.

B.    Đánh giá về mức độ 5S đạt được:

Mỗi thành viên đánh giá sẽ cho điểm theo từng mục trong danh sách câu hỏi trong mẫu sẵn để tính tổng số điểm ở cột “Tổng số điểm”

Điểm điều chỉnh : Tối đa 100 điểm đuợc tính theo công thức :

Tổng số điểm x 10/ Tổng số mục đánh giá

C. Đánh giá sự thực hiện tốt 5S:

Mỗi chuyên gia đánh giá cần xem xét việc thực hiện 5S trew6n thực tế ở mỗi đơn vị ,phòng ban và cho các điểm thưởng như thực hiện tốt theo đánh giá của họ ở cột điểm thuởng cho các hoạt động 5S sẵn có trong mẫu đánh giá (tối đa 20điểm).

D. Điểm cuối cùng :

Tổng số điểm điều chỉnh và điểm thưởng là điểm cuối cùng của đơn vị được đánh giá.

E. Sự giải thích của nguời đánh giá về thực hiện thống nhất 5S:

Mỗi người đánh giá cần trình bày lý do thưởng điểm ở mục thực hiện tốt 5S

F. Khuyến nghị của người đánh giá đối với việc cải tiến trong thời gian tới:

Người đánh giá cần đưa ra ý kiến gợi ý về việc cải tiến trong thời gian tới vào mục khuyến nghị để đơn vị được đánh giá thực hiện.

10 ĐIỀU LƯU Ý ĐỂ THỰC HIỆN THÀNH CÔNG 5S

1.    Hai cái đầu cùng suy nghĩ luôn tốt hơn một cái đầu,cố gắng động não .

2.    Tìm ra các điểm không thuận lợi để cải tiến .

3.    Tìm ra các chỗ làm việc không ngăn nắp để cải tiến .

4.    Tìm ra các nơi không an toàn ,không sạch sẽ để cải tiến.

5.    Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ .

6.    Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc thiết bị .

7.    Chú ý nhiều hơn tới các khu vực chung : căng tin,nhà vệ sinh,hành lang,bãi đậu xe,vuờn cây,công viên …

8.    Chỉ ra các bằng chứng mà nhân viên phải tăng cường hoạt động 5S.

9.    Làm cho việc thực hiện 5S của Công ty trở nên trực quan,sinh động

10. Hãy biến 5s thành một cuộc chơi

Đề cao tinh thần hoạt động tập thể, rèn luyện ý thức tự giác, phát huy khả năng sáng tạo,  và chủ động đóng góp ý kiến đối với mỗi cá nhân. 5S thực sự là công cụ tuyệt vời giúp các nhà quản lý giải bài toán tối ưu hoá hiệu quả nguồn nhân lực. Xa hơn văn hoá 5S có lẽ là một nét đẹp dễ nhận thấy và tạo ra sự khác biệt ở mỗi tổ chức hay doanh nghiệp đang áp dụng./.

(Next part: Thành công với 5S)

Source: Internet